Найбільш відомими є наступні теорії мотивації: теорії ієрархії потреб (А. Маслоу); двохфакторна теорія (Ф. Герцберг); теорія набутих потреб (Д. Макклеланд); теорія справедливості (С. Адамс); теорія очікування (В. Врум); теорія очікувань та справедливості (Портер-Лоулер); теорія існування, зв’язку та росту (К. Альдерфер); теорія набутих потреб (М. Клелланд); мотиваційна теорія підкріплення (позитивне підкріплення; відмовлення від моралей; покарання; участь).

Для вивчення мотивів персоналу навчальних закладів необхідно визначити їх ієрархію. Ієрархія мотивів не є абсолютно стабільним мотиваційним комплексом, вона змінюється з часом. Ця мінливість залежить також від віку, сімейного стану, матеріального становища, рівня освіти, від посади працівника. Тобто ієрархія мотивів є досить динамічною, але, незважаючи на цю динамічність, кожному працівнику навчального закладу притаманна відносна стабільність ієрархії мотивів [14, с. 49].

Діяльність персоналу навчальних закладів визначається не окремим мотивом, а їх сукупністю, що створює певний мотиваційний комплекс. Працівник здатний впливати на свої мотиви, посилювати або послаблювати їх дію, при цьому деякі мотиви можуть бути основними, а інші – виконувати функцію додаткової стимуляції [8, с. 254].

Теорії мотивації активно стали розроблятися в ХХ столітті, хоча багато із мотивів, стимулів і потреб були відомі в стародавньому світі. Першопочаткові теорії мотивації склались, виходячи із аналізу історичного досвіду поведінки людини і застосування простих стимулів спонукання: матеріального і морального заохочування, примусу. Найбільш відомими є такі теорії мотивації праці: «батога і пряника»; «Х», «Y», та «Z».

Так, «батогом» у давні часи більш за все виступав страх, біль, можливість вигнання з країни за невиконання вказівок царя, князя, короля, поміщика, а «пряником» виступало багатство або породичання з правителями. Ця теорія мотивації широко використовується в казках народів світу. Політика «батога і пряника» характеризується простотою мотивів і стимулів для досягнення поставлених цілей. Вона більш доцільна в екстремальних ситуаціях, коли ціль чітко визначена (потреба ліквідувати аварію тощо), але малоефективна при виконанні складних проектів з великою тривалістю і значною кількістю працівників.

Цікавою з точки зору простоти використання мотивів і стимулів є теорії «Х», «Y», і «Z», основою яких є ставлення людини до праці. Теорія «Х» була початково розроблена Ф. Тейлором, а потім розвинута і доповнена Д. Макгрегором, який добавив до неї теорію «Y». Теорія «Z» була запропонована значно пізніше – у 80-ті роки. В. Оучі (модель поведінки і мотивації людини). «Х», «Y», і «Z» – це абсолютно різні моделі мотивації, орієнтовані на різний рівень потреб, і, відповідно, керівник повинен застосувати досить різні стимули до праці [6, с. 51].

А. Маслоу припустив, що людина мотивується задоволенням серії потреб, вибудуваних ієрархічно чи у вигляді піраміди з п’яти широких груп. У зростаючому порядку це: фізіологічні чи базові потреби; потреби безпеки; соціальні потреби; потреби в повазі; потреба самореалізації, тобто потреба цілком розвинути свій потенціал.

Теорія потреб А. Маслоу – одна із найбільш відомих теорій мотивації. Вона показує, як ті чи інші потреби можуть впливати на мотивацію державного службовця до праці і як надати працівнику навчального закладу можливості для задоволення своїх потреб.

Разом з тим, в концепції цієї теорії є ряд негативних моментів:

- потреби проявляються по-різному в залежності від багатьох ситуаційних факторів (зміст і умови праці, становище в колективі, вік);

-  не завжди спостерігається чітка послідовність однієї групи потреб за іншою, як це виділяє піраміда Маслоу;

- задоволення верхньої межі не обов’язково послаблює їх вплив на мотивацію [11, с. 139].

Один з важливих висновків, який об’єднує всі теорії, це те, що результативна праця завжди веде до задоволеності самого працівника навчального закладу, незалежно від форми власності.